Một số thủ thuật hay trong excel 2003

Hiển thị đối số của các hàm
Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A.
Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

Tham chiếu các hàm
Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.

Tăng thêm số lần Undo cho Excel

Ai đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng ta làm lại những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo được 16 lần. Chiêu này giúp bạn có thể tăng số lần Undo lên nhiều hơn, có thể đến 100 lần.

Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã thực hiện Undo 16 lần, thì nút Undo bị mờ đi, không thể Undo được nữa. Ngoài ra, khi bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, thì nút Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động đã thực hiện trên bảng tính) mà bạn đã thực hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lưu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính này (thì mới nhấn Save), và nó thấy rằng không cần thiết phải giữ lại danh sách những tác vụ trước khi lưu nữa.

Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhưng làm cách nào để tăng số lần này lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thưa rằng, có cách, và bạn có thể tăng con số này lên đến 100 lần.

Để làm điều này, trước hết, bạn hãy thoát khỏi Excel. Sau đó bạn chạy lệnh Run của Windows (Start | Run, hoặc nhấn phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe và nhấn OK.

Làm việc với nhiều bảng tính trong Excel

1. Mở nhiều bảng tính theo ý (Ở đây tôi mở 4 bảng tính) ( Xem hình bên dưới)

2. Vào thực đơn Window trên màn hình

3. Danh sách các bảng tính  được xếp theo thứ tự trên dưới, bảng tính mở cuối cùng sẽ ở trên cùng.

4. Bấm chọn Arrange...: Hiện tất cả các bảng tính trên màn hình

5. Chọn Title : các bảng tính xếp trên dưới và phủ kín màn hình.

6. Chọn Horizontal : Các bảng tính xếp theo chiều ngang.

7. Bấm Vertical : Các bảng tính xếp theo chiều dọc

8. Chọn Cascade : Các bảng tính xếp so le nhau.

- Muốn làm việc với bảng tính nào thì bấm vào tên bảng tính trên thanh Tack Bar.

- Có thể Copy, chuyển khối từ  bảng tính này sang bảng tính khác,...

- Khi không cần bảng tính nào ta nên đóng nó lại, bằng cách bấm chuột phải vào tên bảng tính trên thanh Tack Bar => Bấm chọn Close

( Xem hình bên dưới)

                                                                                        Thu thuat vi tinh

Ghi rõ nguồn từ Thu thuat vi tinh (dưới dạng liên kết) khi phát hành lại bài viết này

Tạo đồ thị trong Excel

1. Đánh 1 bảng có các dữ liệu cần điền vào đồ thị

2. Bôi đen bảng dữ liệu. 

3. Bấm vào nút công cụ vẽ đồ thị trên màn hình, xuất hiện hộp thoại 

4. Chọn kiểu đồ thị như ý. Bấm Next ( Xem hình bên dưới)

5. Bấm Next :

Trao đổi bảng biểu từ Word cho Excel và ngược lại

1. Từ Excel sang Word:

Do khả năng tính toán của Word rất kém, khi đánh VB bên Word, nếu có bảng biểu hoặc đồ thị nhiều số liệu, tính toán phức tạp,... bạn nên chuyển làm bên Excel rồi Copy sang bên Word như sau:

- Lập bảng, điền dữ liệu, tính toán, vẽ ĐT... Lưu bảng tính, ĐT bên Excel.

- Bôi đen toàn bộ bảng tính hoặc ĐT bên Excel ấn Ctrl + C.

- Mở VB bên Word, đặt trỏ vào chỗ muốn có bảng biểu hoặc đồ thị. 

Các công thức tính hàm thông dụng trong Excel

Nguyên tắc chung khi tính hàm: Gõ dấu = vào ô muốn có kết quả, gõ tên hàm, mở ngoặc đơn, gõ vùng dữ liệu, đóng ngoặc đơn hoặc mở đóng ngoặc kép,... ấn Enter. (MT sẽ xuất hiện 1 CT, trong CT là loại dấu nào thì bạn đánh đúng dấu đó: chấm phẩy, phẩy,…)

1. Hàm SUM (tính tổng):

- Tính tổng các hàng hoặc các cột liền nhau: Bôi đen số cột hoặc hàng có dữ liệu và 1 cột cuối cùng không có dữ liệu, * trên MH.

- Tính tổng các hàng hoặc các cột không liền nhau:          

* Một số công thức và hàm thông dụng:

2. Hàm AVERAGE (tính trung bình cộng)                   

3. Hàm COUNT (đếm số ô chứa dữ liệu)                         

4. Hàm MAX (tìm số có giá trị cao nhất trong cột)        

5. Hàm MIN (tìm số có giá trị thấp nhất trong cột)        

6. Hàm SUMPRODUCT (tính tích rồi tính tổng)              

7. Hàm IF (điều kiện, trị khi đúng, trị khi sai)                

8. Hàm RANK (xếp hạng theo thứ tự từ cao đến thấp)      

9. Hàm COUNTIF (tìm tổng số các dữ liệu giống nhau) 

10. Hàm Lower (chuyển chữ hoa thành chưa thường)    

11. Hàm Upper (chuyển chữ thường thành chữ hoa)        

12. Hàm Proper (chữ cái đầu từ thành chữ viết hoa)         

13. Hàm Rept (Lặp lại dữ liệu liên tiếp 3 lần)                 

14. Hàm Counta (tìm ô không rỗng trong vùng dữ liệu)                                                  15. Hàm Large (tìm ô có dữ liệu lớn thứ ... theo ý)          

16. Hàm Mode (Tìm giá trị hay gặp nhất trong vùng)  

Xem hình bên dưới:

Chỉnh sửa và tìm dữ liệu trong ô trong Excel

1. Chỉnh dữ liệu trong ô: 

Bôi đen các ô cần chỉnh theo 1 kiểu, (nếu mỗi ô chỉnh theo 1 kiểu thì bôi đen 1 ô để chỉnh lần lượt).
Vào Format => Cells...=> Chọn thẻ Alignment vào làm theo hướng dẫn bên dưới:

Làm việc với các cột, các hàng trong Excel ( phần 2)

7. Nối (trộn) ô hoặc tách ô:

- Nối ô: Bôi đen những ô muốn nối, *  nút CC trên MH.

- Tách ô: (chỉ tách những ô đã nối) bôi đen ô muốn nối, *  nút CC trên MH.

8. Chuyển hàng thành cột và ngược lại: 

(Đang đánh dữ liệu hàng ngang, muốn chuyển dữ liệu thành cột dọc hoặc ngược lại)

Chú ý: Miền nguồn và miền dán không được giao nhau, không được có ô chung.

Làm việc với các cột, các hàng trong Excel ( phần 1)

1. Thay đổi kích thước 1 cột, 1 hàng: 

+ Cột to, nhỏ: Đưa chuột vào hàng chữ trên cùng bên phải của cột (hàng chứa các chữ kí hiệu cột), xuất hiện dấu + mũi tên 2 bên, * kéo về trái (nhỏ cột), kéo về phải (to cột).

+ Hàng to, nhỏ: Đưa chuột vào hàng số ngoài cùng của hàng (hàng chứa các số thứ tự hàng), xuất hiện dấu + mũi tên trên, dưới, * lì mép dưới của hàng kéo lên trên (nhỏ hàng), kéo xuống dưới (to hàng).

2. Thay đổi kích thước nhiều cột, nhiều hàng theo số cụ thể:

+ Nhiều cột: Bôi đen số cột cần chỉnh như nhau:

Căn chỉnh văn bản trong Excel

Khi chưa làm quen với Excel, bạn sẽ thấy các hộp thoại trong Excel có vẻ rắc rối hơn trong Word. Đừng lo, Thu thuat vi tinh sẽ giúp bạn đơn giản hóa nó bằng các hình ảnh cụ thể. Sau đây là một vài thao tác cơ bản nhất:

1. Chọn hướng giấy, cỡ giấy:

Để chọn hướng giấy, cỡ giấy cho văn bản trong Excel, bạn hãy vào File, tìm chọn Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện ra, bạn bấm chọn thẻ Page và làm theo hình sau:

Nếu bảng biểu nhiều cột nên lấy giấy ngang.

Các thao tác với khối trong Excel

- Bôi đen khối (nhiều ô):  Bấm vào ô trên cùng của góc trái khối ô muốn chọn, ấn lì phím Shift, bấm vào ô dưới cùng của góc phải khối ô muốn chọn (toàn khối được bôi đen).

- Bôi đen hàng: Bấm vào ô bắt đầu muốn bôi đen, ấn phím Sheft + dấu cách.

- Bôi đen cả hàng của bảng tính: Đưa chuột vào cột số thứ tự của bảng tính, hiện mũi tên -> ấn

- Bôi đen cả cột của bảng tính: Đưa chuột vào kí hiệu chữ trên cùng của cột, hiện mũi tên => ấn.

- Bôi đen các ô cách xa nhau: Bôi đen 1 ô, ấn lì Ctrl, ấn vào các ô muốn bôi đen tiếp theo.

- Bôi đen các khối ô cách xa nhau: Bôi đen 1 khối, ấn lì Ctrl, ấn vào các khối muốn bôi đen tiếp theo.

                                                                                   Thu thuat vi tinh

Nhập dữ liệu vào bảng tính trong Excel

1. Nhập dữ liệu bất kỳ vào bảng tính:

- Chọn ô cần nhập dữ liệu, bấm , gõ dữ liệu cần nhập vào ô (dữ liệu nhập hiện trong ô VB và hiện trên thanh công thức). Kết thúc nhập dữ liệu gõ phím Enter. Dùng các phím nóng trên bàn phím để di chuyển con trỏ.

- Nhập tựa đề bảng tính trước, nhập các tiêu đề, nhập các dữ liệu trong ô.

2. Sửa dữ liệu hoặc chèn dữ liệu khi không kẻ cột, kẻ dòng:

- Excel Có sẵn cột dòng, nếu chưa kẻ, đánh chữ bình thường như bên W, muốn chỉnh dữ liệu của 1 dòng hay 1 đoạn VB, ** vào ô đầu tiên vừa nhập dữ liệu, xuất hiện con chỏ, * con chỏ vào chỗ định sửa, hoặc chèn, rồi làm bình thường như bên Worrd.

3. Chỉnh dữ liệu vào giữa nhiều ô: 

Bôi đen số ô muốn cho dữ liệu vào giữa, bấm vào kí hiệu:
Nếu không muốn chỉnh vào giữa, bôi đen các ô đã chỉnh rồi bấm vào

Chọn định dạng, kiểu chữ và kiểu số cho bảng tính trong Excel

1. Chọn kiểu chữ: 

1. Ctrl +A để bôi đen toàn bộ bảng tính.

2. Bấm tìm chữ

3. Chọn kiểu chữ

4. Chọn cỡ chữ

2. Chọn kiểu dữ liệu: 

Vào Format, => cells => Number.

Xử lý dữ liệu trong bảng tính trên Excel

1. Các kiểu dữ liệu: 

Trong mỗi ô chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu, phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào, có các kiểu sau:

- Dạng chuỗi (Text): Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z.

- Dạng số (NumBer): Các số từ 0 đến 9.

- Dạng công thức (Formulas): Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn Enter, công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả của nó được thể hiện trong ô.

Nếu thấy các hiện tượng sau:

Làm việc với các bảng tính trong EXCEL

Quy ước: 

- @: Bấm chuột phải 1 lần
- *: Bấm chuột trái 1 lần
- **: Bấm nhanh chuột trái 2 lần (nháy đúp)

1. Chèn thêm, xoá bớt 1 bảng tính:

2. Đổi tên bảng tính: 

** vào thẻ tên (Sheet), gõ tên mới vào, ấn Enter.

3. Sao chép, chuyển 1 bảng tính:

- Sao chép: Ấn lì Ctrl, * vào một thẻ tên muốn sao chép, kéo đến 1 thẻ tên khác bỏ tay ra.

TÌM HIỂU CÁC HỘP THOẠI TRONG TOOLS-OPTIONS ( Bên Excel) ( Phần 2)

Mọi rắc rối, bệnh tật khi soạn thảo văn bản xảy ra chủ yếu là do các vấn đề nảy sinh trong hộp thoại Options. Người sử dụng máy vi tính, đôi khi ngón tay ấn phím không chuẩn, ấn lung tung trên bàn phím hoặc kết hợp ấn nhiều phím đôi khi cũng làm vấn đề xảy ra …

Hãy xem bảng thuyết minh Tiếng Việt để thêm tích hoặc huỷ tích trong các hộp thoại tools options để máy khỏi sinh bệnh khi soạn thảo (thêm tích hoặc huỷ tích xong nhớ ấn OK, nếu máy tính đóng băng thì phải gỡ đóng băng mới chỉnh sửa các hộp thoại này, chỉnh sửa xong thì lại đóng băng lại, nếu không gỡ đóng băng, sửa rồi tắt máy, khi khởi động làm lại máy lại vẫn còn nguyên bệnh cũ)

TOOLS - OPTIONS (các tuỳ chọn) EXCEL

TÌM HIỂU CÁC HỘP THOẠI TRONG TOOLS-OPTIONS ( Bên Excel) ( Phần 1)

Mọi rắc rối, bệnh tật khi soạn thảo văn bản xảy ra chủ yếu là do các vấn đề nảy sinh trong hộp thoại Options. Người sử dụng máy vi tính, đôi khi ngón tay ấn phím không chuẩn, ấn lung tung trên bàn phím hoặc kết hợp ấn nhiều phím đôi khi cũng làm vấn đề xảy ra …

Hãy xem bảng thuyết minh Tiếng Việt để thêm tích hoặc huỷ tích trong các hộp thoại tools options để máy khỏi sinh bệnh khi soạn thảo (thêm tích hoặc huỷ tích xong nhớ ấn OK, nếu máy tính đóng băng thì phải gỡ đóng băng mới chỉnh sửa các hộp thoại này, chỉnh sửa xong thì lại đóng băng lại, nếu không gỡ đóng băng, sửa rồi tắt máy, khi khởi động làm lại máy lại vẫn còn nguyên bệnh cũ)

TOOLS - OPTIONS (các tuỳ chọn) EXCEL

Phá Password Excel không cần phần mềm

Cách làm trong Excel 2007/2010 như sau: bấm Alt + F11 để hiện ra bảng Visual Basic Editor rồi sau đó thực hiện theo bước 3 như phía dưới.

Cách làm trong Excel 2003 như sau:

1. Mở file Excel có chứa các Sheet có pass

2 Chọn menu Tools -> Macro -> Visual Basic Editor

3 Nhấp đúp vào Sheet mà bạn muốn phá pass

Nếu bạn chưa thấy các Sheet bên phía trái của màn hình thì bấm:  Ctrl + R để hiện các Sheet.

( Nhiều máy khi bấm Alt + F11 thì không thấy cửa sổ bên trái hiện các Sheet )

4. Copy đoạn mã sau vào và nhấn menu Run -> Run Sub/UserForm 

Sub PasswordBreaker()
If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
    MsgBox "Sheet '" & ActiveSheet.Name & "' is unprotected!", vbInformation
Else
    If MsgBox("Sheet '" & ActiveSheet.Name & "' is protected, do you want to unprotect it?", _
    vbYesNo + vbQuestion, "Unprotect Active Sheet") = vbNo Then Exit Sub
    Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
    Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
    Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer
    Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer
    On Error Resume Next
    For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66
    For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66
    For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66
    For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126
        ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
        Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
        Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
    Next: Next: Next: Next: Next: Next
    Next: Next: Next: Next: Next: Next
    If ActiveSheet.ProtectContents = False Then MsgBox "Sheet '" & ActiveSheet.Name & "' is unprotected!", vbInformation
End If
End Sub

Tô màu các hàng xen kẽ trong MS Excel 2013 nhanh chóng

Để phân biệt các hàng của một bảng tính trong Excel, bạn nên tô màu những hàng xen kẽ. Tuy nhiên, thay vì phải ngồi lựa chọn từng hàng, bạn có thể sử dụng công cụ có sẵn để tô màu thật nhanh chóng. Trước tiên, bôi đen vùng chứa những hàng cần tô màu. Sau đó, vào thẻ HOME > chọn Conditional Formating > New Rule.

Tạo luật tô màu ô tính.

Trên cửa sổ vừa hiện ra, tại trường Select a rule type, bạn chọn Use a formula to determine which cells to format > nhập =MOD(ROW(),2=0) vào ô Format values where this formula is true > nhấn Format để chọn màu muốn dùng. Thao tác trên giúp bạn tô màu cho những hàng có số thứ tự chẵn. Còn để tô màu cho các hàng có số thứ tự lẻ, bạn chỉ việc đổi đoạn =MOD(ROW(),2=0) thành =MOD(ROW(),2). Trên thực tế, bạn có thể tô màu cho các hàng chẵn hoặc lẻ, rồi để màu trắng (mặc định) cho các hàng còn lại.

Làm gì khi quên mật khẩu của file Excel?

Nhu cầu bảo mật nên chúng ta thường đặt mật khẩu cho file Excel để bảo vệ các số liệu tính toán. Nhưng nếu chẳng may quên mật khẩu đã thiết lập thì thật phức tạp. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách thức “chữa cháy” trong trường hợp này.

Đôi khi vì muốn bí mật cho dữ liệu của mình, bạn thường đặt 1 mật khẩu trong các file excel để đảm bảo độ an toàn. Nhưng sau một thời gian dài không sử dụng, việc quên đi mật khẩu cũng là chuyện thường xảy ra. Hoặc một ai đó sử dụng dữ liệu từ file excel của bạn rồi tự ý đặt 1 mật khẩu mới mà không cho bạn biết… Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của các tiện ích dưới đây, mọi chuyện có thể sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ với Excel Password Remover 2008

Excel Password Remover 2008 là một add-in của Excel, có thể giúp bạn loại bỏ toàn bộ mật khẩu bảo vệ của Excel. Với sự giúp đỡ của add-in này, bạn có thể thay đổi các nội dung trên các sheet hay workbook trong Excel mà không cần phải biết mật khẩu. Rất tiếc, add-in này lại không giúp bạn trong trường hợp file Excel chỉ đặt mật khẩu bảo vệ chống lại việc chỉnh sửa nội dung, chứ không giúp bạn trong trường hợp file đã được đặt mật khẩu chống truy cập.

Tuy nhiên, thông thường, mật khẩu đặt trên file Excel thường dưới dạng bảo vệ để chống thay đổi nội dung hơn là bảo vệ để chống truy cập, do vậy, về cơ bản thì add-in này cũng rất hữu ích cho bạn. Sau khi download, sử dụng Winrar hoặc Winzip để giải nén, bạn sẽ được 1 file password.xla.

Bây giờ, kích hoạt chương trình Excel. Tại giao diện chính của chương trình, click Tools, chọnAdd-Ins.